Para las empresas que operan en México, SAP cuenta con una solución estándar como parte de la localización disponible para este país para cumplir con los requisitos del SAT sobre Contabilidad Electrónica que atiende la necesidad de generar informes contables electrónicos.
De acuerdo con el reglamento, todas las empresas que operan en México deben proporcionar a través de un “Buzón Tributario”, la siguiente información contable:
1. Plan de cuentas: debe proporcionarse una vez y actualizarse cada vez que se agrega / elimina o cambia una cuenta.
2. Balance de saldos (saldo inicial, contabilizaciones del período: crédito / débito, saldo final) de todas las cuentas: deben generarse mensualmente.
3. Pólizas de registraciones de diario (tipo, cuentas, monto, impuestos…), solo requeridos si el gobierno lo solicita (para auditoría).
4. Contabilidad auxiliar.
En cuanto a los archivos XML de Pólizas de registraciones, el informe para generar el archivo de Asientos de diario es parte de la solución SAP.
Parte de los datos necesarios para generar este archivo XML, en caso de asientos de diario de ingresos o gastos, es la información de CFDI: «UUID» (número de aprobación de factura electrónica proporcionado por el SAT), el «RFC» (número de impuesto del emisor de la factura electrónica) y el importe.
El UUID es un dato de 36 caracteres y para poder ingresar esta información, es necesario definir los textos del encabezado:
Sobre el tema del UUID en Ventas y en Cuentas por Cobrar / Pagar de Finanzas: el RFC se almacenará en un texto de encabezado específico.
Los UUID, o códigos de identificación únicos, son los que permiten a las autoridades fiscales realizar un seguimiento de cada documento del contribuyente y verificar los pagos y créditos del IVA en función de los documentos originales.
El informe buscará el UUID, RFC y montos en los campos definidos.
Luego de años de experiencia trabajando en implementaciones y soporte para empresas en México, hemos observado la necesidad de complementar este proceso con la automatización y brindar una herramienta de emparejamiento con lógica de actualización para capturar los Datos Fiscales de la fuente XML que contiene el UUID y su integración en los registros de SAP para utilizar esta información en el informe de pólizas como parte de los requisitos de contabilidad electrónica.
SAP para México: Ejemplo de escenarios que hemos automatizado para la entrada de datos fiscales:
La solución de automatización de Origen para Contabilidad Electrónica de México incluye la adopción de una consola monitor que proporcionará las herramientas para manejar los requisitos del SAT para los informes de Contabilidad Electrónica para México.
Nuestro enfoque está estructurado utilizando SAP ECC o S/4 con la oferta de solución estándar de SAP y la funcionalidad adicional para automatizar la entrada de información de entrada UUID en SAP en los registros.
